Dit is BARBARA™ — het AI-automatiseringsplatform van Total Concepts. Hebt u de Executive Positioneringsscan al gedaan? Dan weet u precies welk proces hier als eerste in aanmerking komt.
Uw AI-motor voor tijdwinst, omzetopvolging en controle.
BARBARA™ Multi-Agent bouwt een virtuele staf van AI-agents rond uw bedrijf: één agent voor intake, één voor opvolging, één voor rapportage en één voor controle.
Geen losse tools of workshops. Wij vinden het proces dat u tijd, marge of leads kost en leveren een werkend systeem dat dit proces meetbaar opvangt.
Wij nemen maximaal enkele opdrachten per maand aan — 2 plekken beschikbaar
Van eerste contact tot uitlevering
Twee herkenbare startpunten. Eén BARBARA™-keten.
Begin bij het proces waar werk blijft liggen. We verbinden intake, opvolging, orderoverdracht en uitlevering stap voor stap met uw bestaande systemen.
BARBARA™ · Frontoffice
Elke aanvraag opgepakt. Elke afspraak voorbereid.
Voor uw receptie, klantenservice en commerciële binnendienst: vragen verzamelen, leads kwalificeren, afspraken voorbereiden en opvolging vastleggen.
Aanvragen via e-mail en webformulier centraal vastleggen
Contactgegevens, klantvraag en urgentie structureren
Afspraken en terugbeltaken voorbereiden met context
Opvolging bewaken en overdragen aan de juiste collega
Optioneel: telefonie en voice, na aansluiting van uw belomgeving
BARBARA™ · Logistiek & uitlevering
Van orderoverdracht naar zicht op de levering.
Voor transport, distributie en bedrijven die producten uitleveren: complete overdracht, planningsvoorbereiding, leverstatus en retourafhandeling.
Orderinformatie controleren vóór overdracht naar planning
Ritten, laad-/losafspraken en chauffeursinformatie voorbereiden
Leverstatus en ontbrekende gegevens signaleren
Afleverdocumenten en retourmeldingen koppelen aan het dossier
Uitzonderingen toewijzen met eigenaar en opvolgdatum
Zo sluiten de onderdelen op elkaar aan
01Aanvraag & kwalificatie
02Afspraak & offerte
03Order & planning
04Uitlevering & retour
05Dossier & rapportage
De inrichting volgt uw systemen en rechten. Externe berichten, bevestigde afspraken en transportboekingen worden pas geactiveerd na aansluiting en acceptatietest. Een complete logistieke keten vraagt een apart implementatieplan.
Wat we na ingebruikname meten
Frontoffice: eerste reactietijd, openstaande aanvragen, tijdige opvolging en volledigheid van dossiers.
Logistiek: volledigheid van orderoverdracht, openstaande leveruitzonderingen, ontbrekende afleverdocumenten en doorlooptijd van retouren.
Bewezen toepassingen
Wat executives nu al automatiseren.
Factuurverwerking
Van inbox naar boekhouding zonder tussenkomst
Inkomende facturen worden herkend, gecategoriseerd en automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket. CFO bespaart 10 uur/week.
Klantopvolging
CRM altijd actueel, zonder data-entry
Na elk gesprek of e-mail worden contactmomenten, afspraken en acties automatisch gelogd. Sales director bespaart 4 uur/week.
Managementrapportage
Weekrapport zonder handmatig werk
Cijfers, KPI's en highlights worden automatisch samengesteld en elke maandag in je inbox bezorgd. CEO krijgt 5+ uur/week terug.
Offerteproces
Van 8 uur naar 20 minuten per week
Offerteaanvragen worden automatisch verwerkt, ingevuld en verstuurd — zonder handmatig werk.
Ochtend-briefing
Elke ochtend uw prioriteiten klaar — zonder inbox te openen
Uw e-mail en agenda worden de nacht ervoor gemonitord. U ontvangt elke ochtend een geordende opsomming: welke e-mails vragen actie, in welke volgorde, en wat er die dag op de agenda staat.
Slimme agendavoorbereiding
Elk overleg voorbereid zonder dat u er tijd in steekt
Agendapunten worden automatisch uitgewerkt met een samenvatting van de context, relevante stukken en concrete bespreekpunten — direct zichtbaar in uw agenda-item.
BARBARA™ Multi-Agent:De AI-motor onder uw bedrijf.
Een virtuele staf van gespecialiseerde AI-agents die opvolging, administratie, rapportage en controle overneemt — zonder dat u zelf tools hoeft te leren.
BARBARA™ Multi-Agent: van Executive Review naar virtuele winstmachine
Geen losse AI-tools, maar een werkende multi-agent motor die één duur, traag of foutgevoelig proces overneemt. Gericht op 8–15 uur tijdwinst per week, snellere opvolging en meer operationele controle.
30 dagen optimalisatie inbegrepen. Elke implementatie start vanuit één concrete business case: tijdwinst, snellere opvolging of meer controle.
🔒
Uw data blijft uw dataWorkflows draaien op uw eigen infrastructuur of een beveiligde cloud naar keuze. Geen vendor lock-in.
⚙️
Volledige controleU behoudt eigendom over elk onderdeel — processen, koppelingen, data en broncode.
EU
GDPR-conformOntworpen voor Europese zakelijke omgevingen. Geen data buiten de EU zonder expliciete keuze.
Sectoren
Kies uw sector. BARBARA™ toont direct waar de marge lekt.
Elke sector heeft andere knelpunten. De motor blijft dezelfde: BARBARA™ Multi-Agent detecteert repetitief werk, trage opvolging en controleverlies — en zet daar de juiste AI-agenten bovenop.
Logistiek & Transport
Last-mile kosten, planning, retouren en klantvragen vreten marge.
Typische knelpunten
BARBARA™ agenten
Sectorselectie verandert de propositie, niet de filosofie: eerst business case, dan workflow, dan onderhoud en optimalisatie.
Werkwijze
Van intake tot BARBARA™ live in 48 uur.
Vier eenvoudige stappen van vraag naar resultaat.
01
5 minuten intake
U beschrijft: welk proces kost veel tijd, welke tools u gebruikt, wat het ideale resultaat is. Klaar in 5 minuten.
02
ROI-voorstel binnen 2u
Wij analyseren uw situatie. U krijgt: implementatieplan, kosten, uren-besparing en exacte deadline. Geen verrassingen.
03
Build (24–48u)
U gaat akkoord. Wij bouwen BARBARA™ voor uw proces. Werkende AI-workflow, klaar om live te gaan.
04
Resultaat dag 1
BARBARA™ draait. Geen handmatig werk meer. Uw team wint uren terug. U ziet direct het verschil.
Wat u ontvangt
Alles om direct te starten.
Werkende AI-workflow specifiek voor uw proces
Koppeling met uw bestaande tools (Gmail, CRM, Sheets, etc.)
Real-time notificaties — u weet altijd wat er gebeurt
Volledige documentatie in Google Drive
30 dagen gratis bugfixes na oplevering
Optioneel: maandelijks onderhoud en doorontwikkeling
Elke implementatie start vanuit één concreet verliespunt: manueel werk, trage opvolging, gemiste leads of gebrek aan managementinformatie. BARBARA™ Multi-Agent wordt ingericht als AI-motor rond dat proces.
Essential Sprint — 1 primaire AI-agent
Essential Sprint
€2.950 eenmalig
Eerste 30 dagen optimalisatie inbegrepen. Daarna €495/maand vanaf dag 31.
1 primaire BARBARA™ AI-agent
1–2 systeemkoppelingen
Executive AI Review + business case
Implementatie, test en digitale handleiding
30 dagen support en optimalisatie
Ideaal voor inbox, administratie, intake of documentverwerking
Elke Sprint start met één meetbare business case. Meer agents of workflows nodig? Upgrade op elk moment.
Uw data blijft uw data. BARBARA™-workflows draaien op uw eigen infrastructuur of een beveiligde cloud naar keuze. Geen vendor lock-in — u behoudt volledige controle over uw processen, uw koppelingen en uw gegevens. Wij leveren, u bestuurt.
Bewezen resultaten
Wat BARBARA™ in de praktijk oplevert.
Productiebedrijf — 80 medewerkers — BeNeLux
Offerteproces van 3 werkdagen naar 4 uur
De commercieel directeur maakte wekelijks 15–20 offertes handmatig op in Word. Elke offerte kostte gemiddeld 2½ uur. BARBARA™ integreert met hun ERP en CRM: klantdata en productconfiguraties worden automatisch opgehaald, de offerte wordt gegenereerd en verstuurd. De directeur reviewt, klikt op verzenden.
−85%tijdbesteding offertes
12 uurteruggewonnen per week
48utot eerste systeem live
Financieel dienstverlener — 45 medewerkers — Nederland
Klantopvolging volledig geautomatiseerd
Na elk klantgesprek werden notities, acties en CRM-updates handmatig ingevoerd — elke week zo'n 6 uur werk voor de directeur en twee adviseurs. BARBARA™ luistert naar gespreksnotities, structureert de actiepunten en werkt het CRM automatisch bij. De ochtend-briefing informeert wie die dag gebeld moet worden.
6 uurteruggewonnen per week
0vergeten follow-ups
ROIpositief in maand 1
De expert achter de executie
Erwin Rooijackers
Oprichter Total Concepts — Interim directeur & AI-automatiseringsspecialist
Met 25 jaar eindverantwoordelijkheid op C-level — in productie, bouw, financiële dienstverlening en vastgoed — weet ik wat directeuren écht nodig hebben: tijd terugwinnen op de processen die hen van strategie afhouden. Ik bouw geen generieke tools. Ik lever werkende AI-automatisering die aansluit op uw werkelijkheid, uw systemen en uw tempo.
MBA Boston UniversityLean Six Sigma Black Belt25+ jaar C-levelBeNeLux · Spanje · UAE
BARBARA™ is een dienst van Total Concepts, gevestigd te Dubai, UAE (hierna: "wij", "ons" of "Total Concepts"). Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteren uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen en wat wij ermee doen.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het verwerken en beantwoorden van uw intakeaanvraag
Het opstellen van een offerte en ROI-berekening
Het leveren van BARBARA™ automatiseringsdiensten
Communicatie over uw project en ondersteuning
Facturatie en administratieve verwerking
Het verbeteren van onze dienstverlening
Naleving van wettelijke verplichtingen
4. Rechtsgrondslag
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:
Uw toestemming: door het invullen van het intakeformulier
Uitvoering van de overeenkomst: om onze diensten te kunnen leveren
Gerechtvaardigd belang: voor bedrijfsvoering en klantenservice
Wettelijke verplichting: voor boekhouding en belastingdoeleinden
5. Uw data blijft uw data
BARBARA™ workflows draaien op uw eigen infrastructuur of een door u gekozen beveiligde cloud. Wij hebben geen toegang tot uw operationele data tenzij u ons hier expliciet toestemming voor geeft in het kader van support of onderhoud.
Data die wij tijdens de intake en projectfase verzamelen, wordt uitsluitend gebruikt voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Al onze systemen zijn beveiligd volgens de huidige industriestandaarden.
7. Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn:
Cloud providers: voor hosting (bijv. Hostinger) - alleen binnen de EU
Betalingsproviders: voor facturatie (bijv. Stripe)
Boekhoudpartners: voor administratieve verwerking
Al deze partijen zijn contractueel verplicht uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.
8. Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
Intakegegevens zonder vervolg: 1 jaar
Klantgegevens actieve opdracht: duur van de samenwerking + 1 jaar
Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke verplichting)
Marketing communicatie: tot u zich afmeldt
9. Uw rechten
U heeft het recht om:
Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
Correctie te vragen van onjuiste gegevens
Verwijdering te vragen van uw gegevens (recht op vergetelheid)
Beperking van de verwerking te vragen
Bezwaar te maken tegen verwerking
Dataportabiliteit: uw gegevens over te dragen aan een andere partij
Uw toestemming in te trekken
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via erwin@totalconcepts.org. Wij reageren binnen 30 dagen.
10. Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies zonder uw toestemming.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Wezenlijke wijzigingen zullen wij u per e-mail melden.
12. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan verzoeken wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder in de UAE.
Total Concepts: Total Concepts, gevestigd te Dubai, UAE, vertegenwoordigd door Erwin Rooijackers
BARBARA™: het AI-automatiseringsplatform en de daaraan gerelateerde diensten, een handelsnaam en dienst van Total Concepts
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Total Concepts
Diensten: alle door Total Concepts geleverde diensten, waaronder maar niet beperkt tot: intake, analyse, ontwikkeling van workflows, implementatie, documentatie, ondersteuning en onderhoud
Overeenkomst: de tussen Total Concepts en Opdrachtgever gesloten overeenkomst
2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten waarbij Total Concepts diensten of producten levert onder de naam BARBARA™ of anderszins.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk (of per e-mail) door Total Concepts zijn bevestigd.
3. Aanbiedingen en offertes
Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld
Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders aangegeven
Vermelde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld
Total Concepts behoudt zich het recht voor om offertes aan te passen indien de verstrekte informatie tijdens de intake onjuist of onvolledig blijkt
4. Totstandkoming overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat:
De opdrachtgever de offerte schriftelijk (of per e-mail) accepteert, OF
De opdrachtgever de betaling voor de diensten verricht, OF
Total Concepts op verzoek van de opdrachtgever een aanvang maakt met de uitvoering
5. Uitvoering van de diensten
5.1 Intake en analyse
Total Concepts voert een intake uit op basis van door de opdrachtgever verstrekte informatie. De opdrachtgever garandeert dat alle verstrekte informatie juist en volledig is.
5.2 Ontwikkeling en implementatie
Total Concepts streeft ernaar workflows binnen 48 uur na goedkeuring van de offerte op te leveren, tenzij anders overeengekomen
Deze termijn is een streefdoel en geen harde deadline, tenzij expliciet schriftelijk als zodanig overeengekomen
Vertragingen als gevolg van onjuiste/onvolledige informatie, vertraging bij de opdrachtgever, of technische beperkingen bij externe systemen vallen buiten onze controle
5.3 Infrastructuur
Workflows draaien standaard op de eigen infrastructuur van de opdrachtgever of een door de opdrachtgever gekozen cloud provider. Total Concepts is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, beveiliging of werking van deze infrastructuur.
6. Medewerking opdrachtgever
De opdrachtgever is verplicht:
Alle voor de uitvoering benodigde informatie tijdig aan te leveren
Toegang te verschaffen tot systemen, API's en tools die nodig zijn voor de implementatie
Tijdig feedback te geven op concepten en deliverables
Medewerkers beschikbaar te stellen voor testen en acceptatie
Vertraging als gevolg van het niet of niet-tijdig nakomen van deze verplichtingen komt voor rekening en risico van de opdrachtgever.
7. Prijzen en betaling
7.1 Prijsstelling
Alle prijzen zijn exclusief BTW en exclusief kosten van derden (bijv. cloud hosting, API-kosten)
Eenmalige setup-kosten zijn vooraf verschuldigd
Maandelijkse onderhoudskosten zijn vooraf per maand verschuldigd
7.2 Betalingstermijn
Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen
Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim
Bij niet-tijdige betaling behoudt Total Concepts zich het recht voor dienstverlening op te schorten
Bij niet-betaling zijn wij gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen
8. Aansprakelijkheid - BELANGRIJK
8.1 Uitsluiting aansprakelijkheid
Total Concepts sluit elke aansprakelijkheid uit voor:
Directe schade: verlies van omzet, winst, klanten, data, goodwill of enige andere vorm van directe financiële schade
Indirecte schade: gevolgschade, bedrijfsschade, stilstand, gemiste kansen of enige andere vorm van indirecte schade
Schade door eigen toedoen opdrachtgever: onjuiste informatie, verkeerd gebruik, niet-tijdig aanleveren van gegevens, wijzigingen in systemen, of enig ander handelen of nalaten van de opdrachtgever
Schade door derden: storingen bij cloud providers, API-leveranciers, internet service providers of andere externe partijen
Data-gerelateerde schade: verlies, corruptie of ongeautoriseerde toegang tot data, ook indien deze schade voortvloeit uit een fout in onze dienstverlening
Niet-behaalde resultaten: het niet behalen van verwachte tijdsbesparingen, efficiëntiewinsten of ROI-doelstellingen
8.2 Maximale aansprakelijkheid
Voor zover aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten op grond van dwingend recht, is de totale aansprakelijkheid van Total Concepts beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende opdracht in rekening is gebracht, met een absoluut maximum van €1.000.
8.3 Inspanningsverplichting
Alle door Total Concepts aangegane verplichtingen zijn inspanningsverplichtingen, geen resultaatsverplichtingen. Total Concepts garandeert geen specifieke resultaten, tijdsbesparingen of ROI, tenzij dit expliciet en schriftelijk is overeengekomen.
8.4 Backup en data-beheer
De opdrachtgever is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor:
Het maken en bewaren van adequate back-ups van alle data
Het testen van workflows voordat deze in productie worden genomen
Het monitoren van geautomatiseerde processen
Het tijdig signaleren van fouten of afwijkingen
9. Intellectueel eigendom
9.1 Eigendom code en workflows
Alle door Total Concepts ontwikkelde workflows, scripts en configuraties worden eigendom van de opdrachtgever na volledige betaling. De opdrachtgever mag deze gebruiken, aanpassen en distribueren binnen de eigen organisatie.
9.2 Merkenrecht
De naam "BARBARA™", het logo en alle andere merken blijven eigendom van Total Concepts. De opdrachtgever mag deze merken niet gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
9.3 Generieke componenten
Total Concepts behoudt zich het recht voor om generieke componenten, methodologieën en kennis opgedaan tijdens projecten te hergebruiken voor andere opdrachten.
10. Onderhoud en support
Onderhoud en support worden alleen geleverd indien hier een aparte overeenkomst voor is gesloten
Onderhoud omvat: updates, bugfixes, kleine aanpassingen en reactieve support
Onderhoud omvat NIET: nieuwe features, grote wijzigingen of herstel van schade veroorzaakt door de opdrachtgever
Support is beschikbaar tijdens kantooruren (ma-vr, 9:00-17:00 CET) via e-mail
Responstijd voor support is maximaal 48 uur (geen garantie op directe oplossing)
11. Geheimhouding
Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.
12. Duur en beëindiging
12.1 Eenmalige opdrachten
Eenmalige opdrachten eindigen na oplevering en volledige betaling.
12.2 Onderhoudscontracten
Onderhoudscontracten worden aangegaan voor minimaal 3 maanden
Na de initiële periode kunnen contracten maandelijks worden opgezegd met een opzegtermijn van 30 dagen
Bij beëindiging vervalt alle support en onderhoud per direct
12.3 Opzegging door Total Concepts
Total Concepts heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien:
De opdrachtgever in gebreke blijft met betaling
De opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt
De opdrachtgever failliet wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt
13. Wijzigingen en meerwerk
Wijzigingen in de scope na start van het project worden beschouwd als meerwerk
Meerwerk wordt tegen onze dan geldende uurtarieven in rekening gebracht
Wijzigingen worden alleen uitgevoerd na schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever
14. Overmacht
Total Concepts is niet aansprakelijk voor niet-nakoming van verplichtingen als gevolg van overmacht, waaronder begrepen: storingen bij internet service providers, cloud providers, API-leveranciers, stroomstoringen, natuurrampen, pandemieën, oorlog, terrorisme, stakingen of overheidsmaatregelen.
15. Slotbepalingen
15.1 Toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten is het recht van de UAE van toepassing.
15.2 Geschillen
Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met de overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Dubai, UAE.
15.3 Wijzigingen voorwaarden
Total Concepts behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden van kracht 30 dagen na publicatie op onze website. Voor lopende overeenkomsten blijven de ten tijde van ondertekening geldende voorwaarden van kracht.
